Psikologi Management Tugas 1

A. Pengantar

1. Manejemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur."Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

2. Kepemimpinan

Seiring perkembangan zaman,  Kepemimpinan secara ilmiah mulai berkembang bersamaan dengan pertumbuhan manajemen ilmiah yang lebih dikenal dengan ilmu tentang memimpin. Hal ini terlihat dari banyaknya literatur yang mengkaji tentang leadership dengan berbagai sudut pandang atau perspektifnya. Leadership tidak hanya dilihat dari bak saja, akan tetapi dapat dilihat dari penyiapan sesuatu secara  berencana dan dapat melatih calon-calon pemimpin.

Kepemimpinan atau leadership merupakan ilmu terapan dari ilmu-ilmu social, sebab prinsip-prinsip dan rumusannya diharapkan dapat mendatangkan manfaat bagi kesejahteraan manusia (Moejiono, 2002). Ada banyak pengertian yang dikemukakan oleh para pakar menurut sudut pandang masing-masing, definisi-definisi tersebut menunjukkan adanya beberapa kesamaan.

Pengertian Kepemimpinan

Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) pengertian kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.

Menurut Young (dalam Kartono, 2003) pengertian kepemimpinan  yaitu bentuk dominasi yang didasari atas kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.

Moejiono (2002) memandang bahwa leadership tersebut sebenarnya sebagai akibat pengaruh satu arah, karena pemimpin mungkin memiliki kualitas-kualitas tertentu yang membedakan dirinya dengan pengikutnya. Para ahli teori sukarela (compliance induction theorist) cenderung memandang leadership sebagai pemaksaan atau pendesakan pengaruh secara tidak langsung dan sebagai sarana untuk membentuk kelompok sesuai dengan keinginan pemimpin (Moejiono, 2002).

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Kepemimpinan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

B . Perencanaan Penetapan Manajemen

1. Definisi planning
   Dalam manajemen perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semuafungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

2. Langkah_langkah dalam menyusun perencanaan

    Secara garis besar, langkah-langkah perencanaan pendidikan dapat dibedakan menjadi dua golongan, yakni perencanaan strategi dan perencanaan operasional pendidikan. Perencanaan strategi menyangkut penetapan kebijaksanaan yang diambil dalam soal pendidikan, pendekatan yang dipakai, serta tujuan dan sasaran yang ingin dicapai. Sedangkan perencanaan oprasional berkaitan dengan penetapan alternatif upaya yang dipakai untuk merealisasikan perencanaan stertegi dan tujuan perencanaan tersebut dalam bentuk metode, prosedur dan koordinasi.. Perencanaan strategi disebut olehCunningham sebagai “ Doing the right things”, sedangkan perencanaan oprasional disebut sebagai “doing things right”. Jadi dalam perencanaan strategi yang direncanakan adalah bagaimana melakukan sesuatu yang benar, sementara dalam perencanaan oprasional yang direncanakan adalah bagaimana mengerjakan sesuatu itu secara benar.

3. Manfaat perencanaan

    Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya[1]. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan. Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan ekternal yang berubah dinamis[2]. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan)[3]. Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang akan dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha[4]. Pokok pembahasan dalam paper ini berfokus pada perkenalan konsep perencanaan, alasan pentingnya perencanaan dalam mencapai tujuan dan bagaimana mengefektifkan perencanaan tersebut. Perencanaan bertujuan untuk: 1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya. 2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan. 3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya. 4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan. 5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu. 6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan. 7. Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan. 8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui. 9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan. MANFAAT PERENCANAAN 1. Standar pelaksanaan dan pengawasan 2. Pemilihan berbagai alternative terbaik 3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan 4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi 5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan 6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan, 7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti. Sumber: 1. http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-perencanaan-dan-manfaat-perencanaan/#ixzz2VXVCtqVa 2. http://adieth12.blogspot.com/2012/04/pentingnya-perencanaan-sebagai-salah.html

4. Jenis Perencanaan dalam organisasi

  Jenis-jenis perencanaan dibagi menjadi dua, yaitu :

Perencanaan strategis,

Perencanaan ini adalah perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara menyeluruh. Wirausahawan memandang organisasi sebagai suatu unit total dan memutuskan apa yang hendak dilakukannya dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasinya.

Perencanaan taktis adalah perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan. Wirausahawan menggunakan  sistem rencana ini untuk menguraikan apa yang harus dilakukan oleh berbagai bagian organisasi untuk mencapai keberhasilan dalam kurun waktu satu tahun atau kurang dari satu tahun

C. Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Definisi Struktur Manajemen

Pengertian organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Dari Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

Pengertian Pengorganisasian.

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

2. Contoh Struktur Organisasi Dalam Suatu Perusahaan

Deskripsi Jabatan

a. Yayasan Mataram Indah dan Yayasan Pendidikan Kelompok Senang Sukses

• Pendiri dan Penyelenggara Lembaga MediaTama Informatika Computer Yogyakarta.

b. Direktur

• · Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.
• · Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.
• · Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.
• · Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.
• · Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.
• · Sebagai pimpinan dari perusahaan MediaTama Informatika Computer Yogyakarta.

c. Manajer Pendidikan.

• Menetapkan Prosedur untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh direktur untuk bagian Pendidikan.
• Mengelola secara Operasional proses Pendidikan.

d. Manajer Administrasi.

• Menetapkan Prosedur untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh direktur untuk bagian administrasi umum dan akademis.
• Mengelola secara Administratif pendidikan pada Lembaga tersebut.

e. Manajer Pemasaran.

• Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien
• Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.
• Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.

f. Manajer Keuangan

• Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan.
• Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan
• Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya
• Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan
• Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan
• Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan.

g. Bagian Instruktur.

• Bertanggungjawab memberikan pengajaran terhadap para siswa
• Bertanggungjawab memberikan daftar hasil nilai kepada bagian Administratif bidang akademis.
• Membuat standar pengajaran mengenai materi kepada peserta kursus.

h. Bidang administrasi Umum

• Menetapkan prosedur dan mengelola bagian administrasi yang menyangkut, masalah umum, dan hubungan keluar perusahaan, dll.
• Memberikan laporan-laporan kepada manajer Administrasi.

i. Bidang administrasi Akademis.

• Menetapkan prosedur mengenai kegiatan akademis, misalnya yang menyangkut peserta kursus seputar layanan pendaftaran, dan fasilitas oparasional yaitu jadwal, waktu, sertifikat, dll
• Memberikan laporan juga mengenai kerja dalam aktifitas pendidikan kepada manajer administrasi.

j. Bidang Informasi

• Menetapkan prosedur tata cara memperkenalkan perusahaan tersebut
• Menetapkan standart kegiatan guna menyebarluaskan informasi mengenai perusahaan tersebut.
• Membuat laporan mengenai berbagai hal mengenai periklanan dan upaya peningkatan usaha perusahaan tersebut.

3. Pengorganisasia Sebagai Fungsi Manajemen yang meliputi

A.Struktur Formal:

Struktur Formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran.

Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

B.Struktur Informal:

 Struktur Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

4. Manfaat Struktur Fungsional/Struktur Divisual

a.  Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau perusahaan area spesialisasi sebagai dasar eksistensi sebuah departemen. Struktur ini lazim ditemukan pada perusahaan kecil dan menengah, yang memusatkan pengambilan keputusan pada tingkat tertinggi dari perusahaan.

Manfaat :

-Efisiensi melalui spesialisasi

-Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

-Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

-Dapat mendelegasi keputusan operasional sehari-hari

-Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

b.  Struktur Divisional

Sebagaimana struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional ini juga  mempunyai beberapa manfaat :

-Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat

-Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

-Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

-Kesempatan karir lebih terbuka

Daftar pustaka :

http://cynthiakjh.blogspot.com/2013/11/pengorganisasian-struktur-organisasi.html

http://deariyanti.blogspot.com/2013/11/a-pengorganisasian-struktur-manajemen.html